De tool Panorama werd ontworpen door de FOD Beleid en Ondersteuning en ontwikkeld door de firma Nicomak. Hij staat ter beschikking van de federale organisaties die projecten rond 360°-feedback uitvoeren.
360°-feedback is een analysemethode die is gebaseerd op het competentiemodel van de Belgische federale overheid, waarmee je de generieke en technische competenties van een medewerker, of van een groep medewerkers, evalueert in het kader van een ontwikkelingsproces.
360°-feedback kun je bijvoorbeeld gebruiken om een plannings- of functioneringsgesprek, een individueel ontwikkelingsplan of een ontwikkelingstraject voor te bereiden.
Daarvoor worden in Panorama de persoonsgegevens verzameld van de betrokken medewerkers en van de respondenten die werd gevraagd om mee te werken aan de feedbackprojecten (leidinggevenden, collega's, medewerkers, klanten).
De administrator van de federale organisatie voert de gegevens van de medewerkers en respondenten in Panorama in. Dat doet hij manueel of via een interface met Crescendo.
De volgende persoonsgegevens worden in Panorama verzameld:
- Naam
- Voornaam
- Geboortedatum
- E-mailadres
- Taal
- Gender
- Organisatie
- Functie
- Dienst
- Professioneel profiel (rol, niveau en klasse)
- Beroepscategorie
- Functiefamilie
Andere gegevens die in het kader van feedbackprojecten worden ingezameld zijn:
- Beoordelingen en opmerkingen die bij evaluaties worden gegeven
Die worden samengevoegd in een verslag, met een volledige lijst van de sterke en de te verbeteren competenties.
Met de ingezamelde gegevens worden ook anonieme statistieken over de feedbackprojecten gemaakt.
Elke gebruiker beschikt over een toegangsrecht en het recht om de gegevens die op hem betrekking hebben te wijzigen, te corrigeren, te schrappen en over te dragen1 . Daarvoor stuurt hij een aanvraag per e-mail naar de HR-dienst van zijn organisatie. Die is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Vragen over privacy mogen naar de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) worden gestuurd.
De in Panorama verzamelde persoonsgegevens worden gehost op de servers van de firma Nicomak, die in Frankrijk zijn gehuisvest. Ze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.
Momenteel is dat drie jaar vanaf de laatste inlogdatum van de gebruiker op Panorama (of vanaf de datum van invoer van de gebruiker, als die zelf nooit heeft ingelogd op de tool). Na 3 jaar inactiviteit worden de persoonsgegevens van de gebruiker, ook die wat in het kader van de feedbackprojecten werden verzameld, automatisch geanonimiseerd.
Ze worden bezorgd aan de personen en diensten, die de tool Panorama gebruiken, en daarvoor bevoegd zijn in het kader van de verwerkingen.
1 Overdraagbaarheid: mogelijkheid om op aanvraag een leesbaar uittreksel van zijn persoonsgegevens te krijgen (feedbackverslagen inbegrepen), bijvoorbeeld bij verandering van organisatie.
Panorama