De tool Panorama werd ontworpen door de FOD Beleid en Ondersteuning en ontwikkeld door de firma Nicomak. Hij staat ter beschikking van de federale organisaties die projecten rond 360°-feedback uitvoeren.
360°-feedback is een analysemethode die is gebaseerd op het competentiemodel van de Belgische federale overheid, waarmee je de generieke en technische competenties van een medewerker, of van een groep medewerkers, evalueert in het kader van een ontwikkelingsproces.
360°-feedback kun je bijvoorbeeld gebruiken bij de voorbereiding van een plannings- of functioneringsgesprek, een individueel ontwikkelingsplan of een ontwikkelingstraject.
Daarvoor worden in Panorama de persoonsgegevens verzameld van de betrokken medewerkers en van de respondenten die werd gevraagd om mee te werken aan de feedbackprojecten (leidinggevenden, collega's, medewerkers, klanten).
De administrator van de federale organisatie voert de gegevens van de medewerkers en respondenten in Panorama in. Dat doet hij manueel of via een interface met Crescendo.
De volgende persoonsgegevens worden in Panorama verzameld:
- Naam
- Voornaam
- Geboortedatum
- E-mailadres
- Taal
- Gender
- Organisatie
- Functie
- Dienst
- Profiel (rol, niveau en klasse)
- Beroepscategorie
- Functiefamilie
Andere gegevens die in het kader van feedbackprojecten worden ingezameld zijn :
- Beoordelingen en opmerkingen die bij evaluaties worden gegeven
Deze worden samengevoegd in een rapport, met een volledige lijst van de sterke en de te verbeteren competenties.
Met de ingezamelde gegevens worden ook anonieme statistieken over de feedbackprojecten gemaakt.
Elke gebruiker beschikt over een toegangsrecht en het recht om de gegevens die op hem betrekking hebben te wijzigen, te corrigeren, te schrappen en over te dragen1 . Daarvoor stuurt hij een aanvraag per e-mail naar de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonlijke gegevens, namelijk de HR-dienst van zijn organisatie. Vragen over privacy mogen naar de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) worden gestuurd.
De in Panorama verzamelde persoonsgegevens worden gehost op de servers van de firma Nicomak, die zich in de Europese Unie bevinden en daarom onderworpen zijn aan de GDPR-reglementering. Ze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking.
Momenteel is dat drie jaar vanaf de laatste inlogdatum van de gebruiker op Panorama (of vanaf de datum van invoer van de gebruiker, als die zelf nooit heeft ingelogd op de tool). Na 3 jaar inactiviteit worden de persoonsgegevens van de gebruiker, inclusief de gegevens die zijn verzameld als onderdeel van feedbackprojecten, automatisch geanonimiseerd.
Gegevens worden enkel doorgestuurd naar bevoegde personen en diensten om verwerkt te worden met behulp van de Panorama tool.
Gegevensbescherming :
- Alleen persoonlijke gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van de tool worden opgeslagen in de database;
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen;
- De informatie die in de applicatie wordt verzameld, wordt nooit doorgegeven aan derden en wordt zorgvuldig afgeschermd;
- Binnen de toepassing kunnen alleen gebruikers met de nodige toegangsrechten de gegevens raadplegen;
- Enkel geautoriseerde leden van het technische team van Nicomak hebben toegang tot de database met gebruikersgegevens. Deze toegang wordt enkel gebruikt voor onderhoudsdoeleinden. De persoonlijke gegevens in de database worden nooit gebruikt door Nicomak;
- Als een lid van het technische team het project verlaat, wordt zijn of haar toegang onmiddellijk ingetrokken. Iedereen die toegang heeft tot persoonlijke gegevens is onderworpen aan strikte verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid;
- Als we ons bewust worden van een lek van persoonlijke gegevens, zullen we de SPF onmiddellijk op de hoogte brengen, met vermelding van de aard van het lek, de precieze lijst van de betrokken gegevens, organisaties en gebruikers, de tijdsaanduiding, de oorzaken, de middelen die zijn geïmplementeerd om de schade te beperken en de maatregelen die zijn genomen om te voorkomen dat het probleem zich herhaalt.
1 Overdraagbaarheid: De mogelijkheid om op verzoek een leesbaar uittreksel van persoonlijke gegevens (inclusief feedbackrapporten) te verkrijgen, bijvoorbeeld in het geval van een verandering van organisatie.
Panorama